I januar begynte arbeidet i delprosjektgruppene.  Alle tjenesteområdene til kommunene er fordelt i åtte delprosjektgrupper. Gruppene er Politisk organisering, Samfunn og utvikling, Økonomi, Administrasjon, Helse og omsorg, Oppvekst og utdanning, Teknisk drift og Kultur.

Kartlegging

Første mai var fristen for å kartlegge alle tjenesteområder. Nå har prosjektgruppene gjort en vurdering på hvor vi er og hvor vi vil, og levert en rapport om det.

– Delprosjektene har jobbet bra frem mot første milepæl og alle er i rute. De har jobbet med sin sektor og kartlagt organisering, struktur, rutiner, planer, avtaler, eiendeler og IT-systemer for begge kommunene. I tillegg har de sammenlignet og beskrevet kort likheter og ulikheter vi har i kommunene, forklarer Kjellaug Johansen, koordinator for delprosjektene.

Fire faser

Tiden fra juli til og med desember 2017 ble brukt til å planlegge, utarbeide og vedta styringsdokumenter som bestemmer hvordan kommunesammenslåingen skal foregå. Da ble det også sett på hvilke tjenesteområder som kan samordnes så raskt som mulig.

I januar gikk vi over i en ny fase. Nå kartlegges alle tjenester, organiseringen av dem, avtaler, IKT-systemer og eiendelene som tilhører tjenestene. Vi samordner de tjenestene vi kan.  Samordningen av IT-tjenester er allerede gjort.

– Frem mot november skal delprosjektene foreslå tjenesteområder som kan samkjøres. Kartleggingen de leverte 1. mai er et viktig og godt utgangspunkt for videre arbeid. Helt konkrete forslag på digitale løsninger og andre mer vage som tjenestestruktur og organisering skal synliggjøres. Gevinster på samkjøring av tjenestene vil være en naturlig del av det delprosjektene skal levere i oktober, sier Johansen.

Målet er bedre tjenester

I fase tre i kommunesammenslåingen skal det holdes kommunevalg for den nye kommunen og det vil bli valgt nye representanter til utvalg og komiteer. I denne fasen jobber man videre med å forberede gjennomføringen av de tiltak som ikke kan iverksettes før selve sammenslåingen.

Den siste fasen av prosessen er den første tiden etter sammenslåingen. Da jobber man med nødvendig etterarbeid, og gjennomføring tiltakene som ikke kan iverksettes før sammenslåingen.

– Alt arbeid som gjøres har som hensikt å gi innbyggerne bedre tjenester. Noen kan mene at det blir liten forskjell størrelsesmessig å slå oss sammen, men muligheten vi nå har til å se på alle rutiner, revurdere IT-løsninger og så videre, vil være med på å gi den enkelte innbygger en bedre kommune. Ja, det er mye jobb, men når vi har snudd alle stener, mener vi at dette blir bra!